Бухгалтерия. Любимый конёк одних руководителей и страшный сон для других. Место, где царят цифры и порядок. Вернее, порядок там должен царить, но это происходит не всегда.
Давайте рассмотрим такую бухгалтерию, которая вносит свой вклад в продвижение и помогает организации выйти из кризиса с честью.
Я знаю один завод, в котором только благодаря заслугам бухгалтерии и финансового директора в 1994 году (помните эти смутные времена?) не только не было картотеки кредиторов, но и были сформированы резервы в размере 2 000 000 долларов. Просто деньги на чёрный день на фоне общей платёжеспособности.
Сразу хочу прояснить один вопрос. Кто должен заниматься дебиторкой (сбором долгов с клиентов)?
У меня есть весьма положительный опыт в этой сфере. Да и сам ответ не нов — ему больше сотни лет. Сбор дебиторской задолженности — старая как мир деятельность, и за долгие годы она превратилась в совершенно стандартную процедуру, которую многие не знают. Как правило, они просто не интересовались успешными действиями из истории вопроса.
Ещё в начале прошлого века коллекторскую деятельность вели бухгалтерские фирмы, такие, как PricewaterhouseCoopers. Именно бухгалтерия — та область, которая традиционно занимается взиманием задолженностей, до той поры пока это ещё задолженность, а не мошенничество. Мошенниками занимаются юристы и полиция. Так в чём же проблема? Почему в компаниях сбор «дебиторки» вешают на менеджеров по продажам? И есть ли тут неправильность?
Как человек, много лет управлявший службами продаж, могу вам сказать — как только сбор дебиторки вешают на продавцов, продажи сразу же падают. Как только эту область отдают бухгалтерии, та начинает верещать. По мне — так пусть, это ненадолго, если главбух вменяемый. Просто есть нюансы, тонкости и фишки в том, как правильно организовать эту функцию.
Во-первых, не стоит снимать с менеджера по продажам полностью всю ответственность в вопросе дебиторки. Не платите ему зарплату за те сделки, по которым клиенты не выполнили свои обязательства — он автоматически будет уделять внимание этой области. Но вменить менеджеру в обязанность трясти долги — фатальная ошибка. Я проводил исследования на эту тему в отделе продаж. Вот какие были обнаружены факты:
- Менеджеры тратят массу времени (иногда больше половины) на работу с должниками;
- Менеджеры расстраиваются, их боевой дух падает, они считают, что дебиторка — это большая проблема и боятсянаращивать объёмы продаж , хотя процент должников от общего числа клиентов как правило не велик;
- Когда у менеджеров возникает такое настроение, общие продажи по фирме значительно падают, а в отделе продаж может возникнуть лишняя текучка кадров, которой можно было бы избежать.
Руководители часто задают мне вопрос — а что же тогда, бесконечно растить дебиторскую задолженность? Якобы менеджеры будут просто грузить товар без разбора. Но, боже мой, этот вопрос решается стоп-листом (списком клиентов, которым больше не отпускаются товары или услуги в кредит), который автоматически ведется в бухгалтерской программе. Размер и срок дебиторки, после которого клиент попадает в стоп-лист определяется политикой компании, а регулируется данный процесс всё той же бухгалтерией.
Далее, кому в бухгалтерии поручить эту нелегкую работу и какие дать инструкции. Какая-нибудь очень терпеливая девушка, нудная, вежливая. Парень со сходными характеристиками тоже подойдёт. Задача — регулярно рассылать по всем дебиторам заказные письма со счётом и официальным напоминанием о состоянии задолженности. Также в плановом порядке, примерно раз в три дня нужно обзванивать всех дебиторов с вопросом, когда вернут деньги, в какой сумме и т. д.. Нужно быть максимально вежливым, сносить весь возникающий негатив и, по возможности, его улаживать. А также быть максимально занудливым.
Кстати, криминальные методы сбора долгов себя полностью изжили. Не советую, времена уже не те. Утюги и паяльники можно сдавать в металлолом.
Итак, ещё раз. Продавец не должен заниматься сбором долгов, но заинтересован в этом процессе финансово. Эту функцию выполняет специальный человек в бухгалтерии, а регулировка объёма дебиторки осуществляется аппаратно, в бухгалтерской программе. Нудность и настойчивость работают лучше, чем наезды.
В 90% случаев данная методика разгрузит отдел продаж и решит проблему. Остальные 10% просто кидают вас. Этот вопрос решается хорошим юристом в судебном порядке. Данный клиент может быть потерян, но на самом деле это не клиент, а кидала. Спокойно потеряйте его, взамен к вам придут нормальные.
Мы рассматривает действия по продвижению. В свете вышесказанного бухгалтерия делает следующее:
- При контакте с клиентами сотрудники бухгалтерии помогают отделу сбыта, побуждая клиентов покупать больше.
- Бухгалтерия активно собирает дебиторку, повышая таким образом доход предприятия. Она делает это также при помощи людей, знакомых с дебиторами, прося их помочь.
- Бухгалтерия следит за тем, чтобы уведомления и счета были составлены точно, и не вызывали у клиентов никаких ненужных расстройств из-за того, что в них есть ошибки.
- Бухгалтерия выписывает счета максимально быстро и собирает предоплату, чтобы заказы можно было как можно быстрее предоставить клиентам.
- Бухгалтерия оплачивает счета таким образом, чтобы организация всегда имела хорошую финансовую репутацию, что повышает кредитоспособность. Это тоже действие по продвижению, так как иметь возможность получить дополнительные финансы в кризис иногда крайне важно. Кредитоспособность должна поддерживаться в отношении банков и инвесторов (кредиты), поставщиков (товарные кредиты) и покупателей (предоплаты).
Зарплата должна выплачиваться безошибочно и в срок, чтобы персонал оставался доволен. Если в вопросе заработной планы допускаются проколы, дурная молва и текучка только усилят кризис.
Бухгалтерия в качестве действия по продвижению должна следить, чтобы организация накапливала резервы, создавая таким образом репутацию надёжности и стабильности.
В тех организациях, где персонал обеспечивается униформой, бухгалтерия должна следить, чтобы эта форма была предоставлена вовремя и была в хорошем состоянии. Думаете пустяк? В Макдоналдсе один раз решили отменить униформу. Это вызвало по всей сети такое падение доходов, что форму вернули. Доходы опять поднялись. Если лётчики начнут ходить в джинсах, а стюардессы кто в чём, то доверие к этой авиакомпании снизится и доходы упадут. Ну, вы меня поняли.
Как видите, действия бухгалтерии по продвижению сводятся к сбору средств и формированию финансовой репутации организации .
Чтобы выяснить в каком состоянии ваша бухгалтерия и финансовое положение на самом деле — заполните тест, абсолютно бесплатно вы получите расшифровку к нему. После этого — вы сможете увидеть скрытые проблемы бизнеса и каждого отдела в частности.
Вадим Мальчиков
Президент Академии Вадима Мальчикова
