В предыдущей рекомендации № 2 «Что такое „Шляпа“» было рассмотрено, что входит в описание или материалы «шляпы поста» (другими словами в «должностную инструкцию» какого либо поста, хотя такое описание охватывает гораздо более широкий круг вопросов — что человек должен делать, как это делать, а главное — что должно получаться в результате, что ожидается и как это можно измерить и оценить).
В дополнении к «шляпе поста» существует такое понятие (и инструмент управления), как «шляпа штатного сотрудника». То есть описание прав и обязанностей сотрудника, а также различных организационных процедур и т. д. — всего, что может иметь отношение к работе организации, к взаимоотношению между сотрудником и организацией, правилами внутри коллектива.
Такой документ (или подборка документов) помогает и сотрудникам и руководителям, поскольку устраняет «неясность» и «непредсказуемость» в развитии каких-то ситуаций и, соответственно, обеспечивает большую стабильность в коллективе и комфортную атмосферу.
В шляпу «штатного сотрудника» (то есть в шляпу общего характера) должно входить следующее:
- Описание общей цели организации, того, к чему она стремится, ее основных задач, а также продуктов.
- Описание привилегий или наград, которые имеет штатный сотрудник, например, обучение на посту, доступность обучения вообще, премии, зарплата, отпуска и т. д.
- Описание взысканий за непроизводительность, за злоупотребление служебным положением или некорректное выполнение контракта или работы на посту.
- Описание обязанностей штатного сотрудника в отношении связей с общественностью. (Мое примечание — имеется в виду, что человек должен поддерживать хорошие отношения с окружением, например, в офисном здании, с официальными органами, с клиентами. Например, он должен знать, как отвечать на вопросы об организации, какую информацию давать. Возможно есть поощрение за продвижение продукта или услуг организации, даже если человек не занимается маркетингом или PR в организации.)
- Описание взаимоотношений между штатными сотрудниками, что включает вежливость, опрятность, отношение к начальникам и подчиненным, офисный этикет и т. д.
- Как человек должен обращаться с документами, посланиями, файлами, оборудованием (и в каком виде это должно быть).
- Описание системы коммуникации и системы перевозок (транспорта) в организации.
Обратите внимание — при составлении описаний, которые требуются в пп. 2 и 3 нужно обязательно проконсультироваться с юристом, чтобы составленные вами внутренние правила не противоречили трудовому законодательству. При предоставлении обучения за счет организации также полезно определить, является ли обучение поощрением сотрудника, либо инвестицией организации, которую организация хотела бы в какой-то форме вернуть. В последнем случае лучше составлять отдельные договоры, которые определяли бы условия получения такого обучения и возможные штрафные санкции, если человек увольняется до оговоренного срока (такие договоры должны быть составлены или проверены юристом).
Евгения Сухарева
