Нужна написанная оргполитика компании! Как это сделать?
Наверняка вы много раз слышали или читали, что любой компании нужна описанная оргполитика компании — как внутренние правила и процедуры, так и описания для постов. Но к сожалению в большинстве компаний этого нет. Почему же?
Во-первых, руководитель должен понять, принять и согласиться с тем, что именно он ответственен за то, есть ли в компании написанная оргполитика (правила, процедуры, с которыми все согласились и которым следуют), или ее нет. Если руководитель не будет этого добиваться, то сотрудникам всегда будет не хватать времени!
Во-вторых, даже после того, как руководитель согласился с тем, что письменная оргполитика нужна — она, зачастую, так и «не появляется». Почему так происходит?
- Руководитель во многих случаях не уверен, КТО должен писать «эту самую» оргполитику — он сам или кто-то из сотрудников.
- Руководителю кажется, что это может продолжаться «до бесконечности»… то есть занимать и отнимать очень много времени.
- Руководитель считает, что если он даст сотрудникам задание составлять описание их постов (что они делают и как), а также каким образом работает какое-либо подразделение (в случае руководителей), и если сотрудники будут заниматься этим в рабочее время, то компания не должна им платить. Но сотрудники явно с этим будут не согласны.
- Руководитель знает, что в большинстве случаев сотрудники перегружены и не захотят добавлять еще что-то к своим функциям.
- Некоторые руководители считают, что если они обяжут сотрудников следовать определенным написанным правилам и процедурам, это может некоторым образом их «обидеть». Поскольку сотрудники могут решить, что им не доверяют, считают их некомпетентными или что-то в этом духе.
Вы наверняка можете назвать и другие причины «почему это невозможно сделать»…
Ниже — несколько моментов, которые возможно помогут вам «убедить» самого себя, что вам необходимо ввести письменную оргполитику в компании (как в отношении общих правил компании, так и в отношении отдельных постов), а также поможет вам убедить ваших сотрудников — каким образом письменная оргполитика помогает работе и эффективности компании:
- Если в компании есть письменная оргполитика, это позволяет всем действовать и работать по одинаковым правилам. Это элемент согласия. Также это устраняет ненужное замешательство, поскольку все члены группы знают, что от них требуется и каким образом нужно действовать в отдельных ситуациях.
- Если в компании описаны все процессы и процедуры, это значит, что каждый человек может достаточно легко с ними ознакомиться. И поэтому другим руководителям и сотрудникам не нужно будет тратить много времени, чтобы обучить новых сотрудников. Новый человек может самостоятельно изучить все с удобной для него скоростью и прочитать столько раз, сколько это ему необходимо, а потом задать необходимые вопросы.
- Если происходит такая ситуация, что кто-то из сотрудников неожиданно заболевает, увольняется, не выходит на работу и т. д., вам и вашим руководителям не нужно будет каждый раз «изобретать колесо» — все уже описано, и другой человек сможет достаточно легко «подхватить» функции или поручить их выполнять новому человеку.
- Если у вас есть описанная оргполитика, то любой новый сотрудник, которые еще не набрался опыта, может регулярно обращаться к письменным материалам, чтобы уточнить как и что делать, и в какой последовательности. В противном случае он будет постоянно отвлекать своих коллег и руководителей, либо… будет делать что-то не правильно или не делать вообще.
- Если у вас в организации есть описанная оргполитика — значит у вас в организации «нет места» для «мнений», а есть четкие правила, как что-то должно делаться. Оргполитика разрешает все споры и вопросы. При этом сотрудникам нет необходимости постоянно дергать руководителя, поскольку правила, процедуры, функции, продукты, цели, задачи и т. д. закреплены в письменном виде.
Не пытайтесь охватить все сразу. Просто сделайте так, чтобы вы, ваши руководители и сотрудники уделяли хотя бы немного внимания описанию успешных действий, описанию процессов и стандартных процедур, описанию правил и рекомендаций. А также описывали, что — по их опыту — точно делать не следует. И подавали вам на одобрение — при необходимости через своих руководителей.
Даже если вы (и ваши сотрудники) будете уделять описанию оргполитики хотя бы полчаса в день — но на регулярной основе — вы сможете через пару месяцев иметь достаточно хорошую подборку оргполитики и больший порядок в делах компании!
Желаю вам успехов и процветания!
Евгения Сухарева
