Некоторое время назад, на программе «Усилитель мощности руководителя» один из участников упрекнул меня в том, что из под моего пера давно не выходили статьи с точными административными технологиями. Всё только рассуждения на тему этики.
Я конечно оправдался тем, что считаю этику более важным вопросом, чем админ, но подумал, что и у других людей может возникнуть такое же недовольство. Так что дайте мне шанс исправиться — перед вами сугубо административная, технократическая статья. И я с вашего позволения продолжу эксплуатировать технологию автора, нагло пользуясь её бездонностью.
Итак, когда организация превращается в сумасшедший дом? Когда в ней отсутствует дисциплина коммуникации. Такая организация будет вам дорого стоить, будет мало производить и она будет выпускать брак. Думаете проблема в технологии производства? Более ранняя проблема лежит в ненадлежащей коммуникации.
Если вы руководитель в такой организации, она может довести вас до того, что у вас поедет крыша. Пишу без кавычек.
Увольнения и жесткие меры правосудия в основном происходят в организации, в которой слишком много лишней и неупорядоченной коммуникации. Как следствие, сотрудники будут чувствовать себя подавленными, начнут болеть, с ними могут начать происходить странные неприятности. А потом вы увидите уменьшающуюся, разваливающуюся организацию.
Лишние движения и лишняя коммуникация — это симптом того, что ваши сотрудники не обучены тому, как вести дела на своих постах. Количество усилий по обучению людей работе на своих постах сильно недооценено в большинстве организаций. Если не верите — сходите в Макдоналдс, посмотрите на систему правильной постановки на пост в действии.
Что такое «лишние движения»?
Это когда там, где требовалось одно движение, делается два или больше. Автор технологии управления назвал это явление DEV‑T (по-русски читается как «дев-ти»), от английского выражения «developed traffic» (дословно перевести сложновато, примерно так: «искусственно созданное движение на линиях коммуникации»).
В отличном производственном стандарте «Бережливое (тощее) производство» (Lean production) Тайити Оно, отец-основатель Производственной системы Тойоты (на которой и основана данная система), установил семь типов потерь:
- потери из-за перепроизводства;
- потери времени из-за ожидания;
- потери при ненужной транспортировке;
- потери из-за лишних этапов обработки;
- потери из-за лишних запасов;
- потери из-за ненужных перемещений;
- потери из-за выпуска дефектной продукции.
Этот стандарт создан для применения на производстве, и крайне сложно решать с его помощью проблемы в других частях организации.
В своих инструкциях о дев-ти автор технологии управления приводит не просто список производственных потерь, он описывает потери времени и усилий в любой части организации. Всего он перечисляет 51 тип дев-ти с технологией точного улаживания для каждого пункта. Я не будут утомлять вас их перечислением, разве только вы завалите меня письмами с просьбами об этом. Вы можете просто обратиться в нашу организацию и пройти учебный курс по этому предмету, он называется «Как повысить эффективность работы вашей компании».
Здесь же просто приведу список положений, которые автор называет составляющими частями НАДЛЕЖАЩЕЙ КОММУНИКАЦИИ:
Вот что это означает:
- От штатного сотрудника исходит то, что относится к его посту или к обязанностям ЕГО СОБСТВЕННОГО ПОСТА.
- То, что исходит от него, посылается надлежащему терминалу (другому сотруднику, посту), который работает с этим. (Использование стандартных линий).
- Если пост должен порождать коммуникацию, он делает это (создает коммуникацию).
- Если возникает проблема, то её направляют дальше ТОЛЬКО вместе с полными рекомендациями по её решению. (Законченная работа сотрудника, сокращенно ЗРС).
- Человек НЕ принимает сообщение, не относящееся к обязанностям поста его автора. (Добивается введения пункта 1).
- Человек НЕ принимает сообщения, не относящиеся к нему. (Добивается использования стандартных линий).
- Человек требует, чтобы пост инициировал коммуникацию, выполнял свои обязанности, либо производил продукт и предоставлял услугу, которые должны производиться или предоставляться этим постом. (Добивается введения правильных действий).
- Человек никогда не принимает сообщение о проблеме, если оно не сопровождается обоснованными рекомендациями, данными автором этого сообщения. (Добивается законченной работы сотрудника, ЗРС).
- Человек требует указания конкретных имен и случаев, не обобщений. (Неподавляющие сообщения).
- Человек требует всех подробностей, не половинчатых докладов или расплывчатых обобщений. (Неподавляющие сообщения).
- Человек требует, чтобы послание имело правильный вид. (Надлежащее, законченное послание, соответствующее установленной форме).
- У человека есть место для получения сообщений. (Лоток или корзина для входящей коммуникации. То же и в электронном виде).
- У человека должно быть место, куда он может поместить сообщение для доставки адресату. (Корзина для исходящей коммуникации или коммуникационный центр).
- У человека должны быть стандартные линии или маршруты для движения частиц. (Коммуникационная система или коммуникационные линии).
- Человек требует применения коммуникационной системы. Для тех, кто часто допускает нарушения: одно предупреждение, одно действие по переобучению, одно направление на переподготовку в качестве стажера организации или в службу недвижимости (грузчик, уборщик, рабочий), чтобы заново изучить основы.
- Человек требует ОБУЧЕННОСТИ, ЭФФЕКТИВНОСТИ и КОМПЕТЕНТНОСТИ в выполнении людьми своих обязанностей!
- Человек требует, чтобы оргсхема соответствовала настоящему времени и чтобы персоналу проводили по ней тренировки.
- Человек НИКОГДА НЕ ДОПУСКАЕТ УСТАРЕВАНИЯ СВОИХ ПОСЛАНИЙ. Он разбирается с посланиями тогда, когда он должен это делать.
- Человек НЕ делает глупостей, НЕ становится рассудительным и НЕ ищет исключений для этих действий. НЕ СУЩЕСТВУЕТ ЗАМЕНЫ ДЛЯ НАДЛЕЖАЩЕЙ КОММУНИКАЦИИ И ДЛЯ НАДЛЕЖАЩИХ ЛИНИЙ
Как видите, каждый сотрудник должен отвечать за устранение элементов дурдома в компании. И за действия других. Это играет огромную роль в развитии ответственности сотрудников, в оздоровлении климата и боевого духа. А также закладывает основу для производства и процветания.
А добиваются этого при помощи обучения и тренировок. Да, друг мой, вам от этого не уйти. Полюбите эту мысль.
Вы можете взять этот список и с его помощью исправить вашу организацию. Если что-то из написанного непонятно и требует разъяснения — пишите. Но лучше И ВАМ ТОЖЕ обучиться. Дешевле, чем консультация специалиста. И на всю жизнь.
Вадим Мальчиков
Президент Академии Вадима Мальчикова
